書類の整理収納は企業のファイリングシステムをヒントに

企業内で書類(文書)を整理収納する時に、ファイリングシステムを基本としたやり方があります。
家庭内の書類の整理収納方法でも共通する点がありますので、応用してみてください。

書類の整理と収納は年度と場所で管理する

書類は作成・収集した年度別にする

ファイリングシステムでは、4月1日から翌年3月31日までを1年度分として、その作成・収集日から

前々年度以前の書類
前年度の書類
現年度の書類

の3つに区別します。

年度替わりには、書類の扱い年度もスライドする

年度が替わり新年度(4月1日)になると、書類の作成、収集日から

前年度の「現年度の書類」 ⇒ 「前年度の書類」
前年度の「前年度の書類」 ⇒ 「前々年度の書類」の扱いになります。

例えば、2019年度になった時には、

2018年度作成、収集分 ⇒ 「前年度の書類」
2017年度作成、収集分 ⇒ 「前々年度の書類」

2019年4月1日以降の作成、収集分 ⇒ 「現年度の書類」になります。

新年度には、必ず整理をして保管(保存)場所を移動する

書類は、年度別に収納します。

前々年度の書類 ⇒ 文書庫で保存
前年度、現年度の書類 ⇒ 事務室内で保管

※ファイリングシステムでは、文書庫に置いてある状態を「保存」、事務所内にあるものを「保管」と定義します。

新年度には、
前年度分(前年1年間に作成・収集)⇒
・半分の量にまで減らすことを目標に整理する
・事務室内のキャビネットの下段に保管する

前々年度分(過去2年前に作成・収集)⇒
・残す書類をさらに検討して、保存年度を決める
・文書庫に移し、保存年数別に保存する

現年度分(新年度に作成・収集)⇒
事務室内のキャビネットの上段や中段に書類を保管するスペースの用意をする

ナレムコの統計で廃棄処分を後押し

書類を廃棄する時に、アメリカのNational Records Management Council が行なった調査の統計を利用することができます。

一般に「ナレムコの統計」と呼ばれ、
「事務員が見る文書の99%が作成・収集されてから1年以内のものである」という有名な統計結果があります。
つまり、よく見る文書は1年以内のもので、1年を超えた文書は100回に1回の割合で見るに過ぎない、ということになります。
作成または、収集してから1年たった文書はあらかた処分しても大丈夫だということです。

この統計結果が、書類を処分する時の後押しになります。

家庭でも、応用が効きます

大切な書類は、一般の書類と一緒にしないで、きちんと保管(保存)できる収納場所と保存年数を決めておきます。
また、日々家に入って来る書類は、一定の期間を決めて整理や見直しをすると書類の量が一方的に増えていくことがありません。

作成、収集から1年以内の書類は出し入れしやすい場所に、1~2年以内の書類は別の場所に動かすなど、年数を目安として、保管(保存)場所を考え、廃棄はナレコムの統計を基本に考えると気持ちの軽減になります。

ファイリングシステムをうまく家庭でも応用してください。

森 由香

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